Список справ: як правильно сотавом і ефективно використовувати?

Вітаю, дорогі друзі!

Божевільна швидкість життя змушує людину обертатися, як білка в колесі! Але мозок, щоб убезпечити себе від такого навантаження, вважає за краще викреслювати з пам’яті деякі завдання.

Це призводить до накопичення термінових, важливих і обов’язкових доручень, що звалюються на голову через некомпетентного планування. Тільки вдумайтеся, численні прохання, питання робочого характеру, турбота про близьких, побутові і домашні клопоти, здатні створити відчуття хаосу, якщо не змусити себе впорядкувати їх незліченний потік.

Список справ – це прекрасний спосіб вирішення проблеми, що знайома багатьом з дитинства. Давайте згадаємо основні причини, через які починається «апокаліпсис»:

  • прокрастинація, або звичка відкладати справи на міфічна, але таке бажане «завтра» або наступного понеділка;
  • спроба утримати перелік запланованих справ в голові, що рано чи пізно призведе до забування обіцянок;
  • банальна лінь;
  • відсутність пріоритетів виконання;
  • невміле цілепокладання і планування довгострокових і короткострокових цілей.

Організація справ за допомогою списку вирішує безліч складнощів відразу, допомагаючи виділити час на більш важливі завдання, такі як саморозвиток і спілкування з рідними або друзями. Кожна сучасна людина, може використовувати перевагу ведення справ з підходом бізнесмена або високорозвиненого індивідуума.

Співпраця з зручними технологіями вже давно спрощує життя сучасним людям, у яких немає ні часу, ні бажання на те, щоб обклеювати будинок стікерами або намагатися написати важливі позначки на дверях холодильника.

Для цього досвідчені майстри інженерії та IT-сфери придумали розумні програми та технології, що адекватно інтегруються в формат і швидкість життя. Сопрягаясь з усіма гаджетами, що є в наявності у особи, і надаючи доступ іншим людям, з’являється можливість не тільки у вас, але і у інших членів групи або сім’ї, бути обізнаними в рівні виконання поставленого завдання.

Цей спосіб упорядкування чудово рекомендує себе не тільки у вирішенні домашніх справ, але і в професійній ниві. Більше ніяких усних домовленостей і словесного контролю!

Вся звітність, а головне, дані – знаходяться під потужним контролем електронного помічника. Як зробити повноцінний і ідеально підходить вам список? Для вирішення цього питання я підготувала цінні поради!

Підготовка і етап складання

Список завдань або to-do-лист – це ефективний засіб для плідної роботи. Саме тому його складання приділяють стільки часу. Але воно окупається, коли людина помічає перші зміни хаосу на порядок. Що необхідно зробити в процесі його створення?

  1. Проведіть повний аналіз стану поточних справ.
  2. Чітко розмежуйте їх на домашні і робочі.
  3. Виберіть інструмент планування списку завдань.
  4. Ведіть записи конкретно, зрозуміло і просто.
  5. Розмежуйте переліки справ по тимчасовим відрізкам.
  6. Розподіліть справи на довгострокові і короткострокові, враховуючи і ті, що повторюються один раз або систематично.
  7. Щодня (ввечері) переглядайте записи, видаляючи ті, що зуміли виконати.

Геть звичну нумерацію!

Що насправді являє собою цей лист? Правильно, пронумерований список справ на день, на тиждень або навіть рік, якщо говорити про довгострокову перспективу реалізації.

Забудьте про звичний номерному відповідно! Я пропоную вам ознайомитися з системою під назвою 1-3-5. Що вона включає в себе і в чому відмінність?

Цей метод дозволяє виділяти головне від другорядного. Тобто, це функціональна розбивка за принципом: важливо-ні терміново, важливо-терміново, терміново-байдуже, байдуже-ні терміново.

Випишіть 1 глобальне завдання, додайте до неї нижче 3 усереднених справи з не пікової важливістю і аж 5 дрібних завдань, що без болю в серці, в разі накладення інших факторів, ви зможете перенести на наступний день.

Обов’язковою умовою виступає планування з вечора, щоб з ранку досконально і чітко усвідомлювати план сьогоднішнього дня. Якщо ваші будні насичені многозадачностью, то я запропоную вам залишити місце для пари-трійки не запланованих справ, що можуть звалитися з космосу.

Такий підхід дозволяє списку бути гнучким і мобільним. Головною особливістю такого методу багато опитаних людей вважають відсутність поточного виставлення пріоритетів, що може звести з розуму! Адже встигнути виконати потрібно все і зараз!

паперовий помічник

Якщо все-таки ви прихильник ведення паперового списку, то ця рада буде вам до душі. Яка основна проблема паперових щоденників, з якими стикалися багато людей? Правильно – це викреслювання виконаної справи без можливості внести правки або використовувати інформацію для подальшого використання. Наприклад, внесення номера телефону або особистих спостережень.

Через це доводиться створювати заново завдання і знову її вписувати, якщо в з’явилися нюанси. Я пропоную вам ознайомитися з методом під назвою Bullet Journal, а автором цієї ідеї виступає ніхто інший, як Р. Керролл. Саме йому вдалося придумати універсальну систему записів. Як вона працює?

Головне – пронумерувати всі сторінки свого щоденника. Для першої сторінки виділіть почесну місію у вигляді змісту, саме воно в подальшому допоможе швидше знаходити інформацію.

Після створіть календар у вигляді списків з днями тижня і числами. Навпаки них розмістіть справи, що точно намічені і навряд чи буде перенесено. На наступній сторінці пропишіть to-do-лист на наступний місяць.

Варто зауважити, що при такому підході вам неодмінно знадобиться використання виносок, приміток та інших сигналів оповіщення. Надалі це допоможе миттєво зчитувати дані. За таким принципом вам вдасться спланувати свій день, але обов’язковою умовою виступает- потреба пам’ятати про внесення номера сторінки на головну сторінку.

Простота підхід «тут і зараз»

Л. Бабаута придумав універсальну систему під назвою GTD, що допомагає підвищити продуктивність. Цей метод складання списку розрахований на включеність в даний момент, простоту і концентрацію. Як буде виглядати to-do-лист в такому випадку?

  • Складаються тільки тематичні списки. Тобто, в сторінку з «Домашніми справами» вносяться ті, що стосуються тільки вдома. Аналогічний підхід можна застосувати і до роботи.
  • Потрібно систематичне оновлення даних. Вам потрібно постійно носити з собою блокнот або гаджет, щоб блискавично вписати звалилися завдання або глобальну ідею.
  • Актуальність питання має на увазі те, що вносити в список вам потрібно тільки ті зобов’язання, що реально є важливими.

СТОП-лист!

Запропоную вам ознайомитися з шляхом від зворотного. На перший погляд це здасться дурістю або абсурдом, то техніка стоп-to-do-лист рекомендує себе, як досить досяг успіху.

Її суттю виступає перелік не тих завдань, що ви хочете реалізувати, а саме тих, що вам «наболіли»! Припустимо, особистість мріє позбутися паління або патологічної залежності від комп’ютерних ігор. В такому випадку, стоп-лист доведеться до речі!

Обов’язковою умовою виступає прописування хронометражу і підведення підсумків (напередодні Нового року, тижні, дні). Так, наприклад, встановлюючи собі в лист часовий відрізок в 30 хвилин гри на комп’ютері, ви поступово повинні знижувати його рівень захопленості до нуля хвилин.

На цьому крапка!

Підписуйтесь на оновлення блогу, пропонуйте свої ідеї щодо наведення порядку в житті і справах!

До зустрічей на блозі, до побачення!

Ссылка на основную публикацию